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Exclusif : j’ai travaillé à l’exposition Harry Potter

10 janvier 2017

On a une boutique à installer

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J’ai débarqué un lundi, on m’avait appelé la veille pour me signaler le début de la formation. À mon arrivée, l’exposition est à peine installée ; la plupart des objets et accessoires sont encore dans des caisses et les parois ne sont pas toutes mises en place.

La formation, pour moi, ce sera de décharger les caisses des trois camions de marchandises qui arrivent dans la journée afin de réaliser l’inventaire de la boutique. Je m’exécute avec l’aide de quelques autres jobistes désignés pour prendre en charge le magasin et former, le moment venu, d’autres employés.

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Car c’est la première surprise : les deux responsables venues de Londres afin d’encadrer l’installation du magasin, l’une pour le visuel, l’autre pour la gestion du stock, ne sont là que pour une semaine. Il en va de même pour le responsable informatique qui installe tous les systèmes d’imprimante, de transmission automatique des photos, de caisse enregistreuse... après la première semaine d’exploitation, si quelque chose ne fonctionne pas, ce sera à nous de savoir comment régler le problème : d’autant plus que le technicien vient, lui, de Singapour, et aura du mal à faire l’aller-retour.

En deux après-midi environ, on nous explique le fonctionnement du wifi, des imprimantes spéciales, les réglages spécifiques des appareils photos, le calibrage du fond vert à réaliser tous les matins, la gestion du stock... le tout, alors que nous sommes pressés par le temps car il faut que tout soit en place pour l’inspection de Warner Bros.

L’exposition se construit autour de nous. Des espaces qui étaient vides se remplissent et nous devons donc en permanence déplacer les caisses de marchandises pas encore rangées afin de faire de la place, jusqu’à ce qu’on nous installe notre salle de stock, trop petite pour tout ranger ; autrement dit, le problème n’est pas réglé et certaines caisses continueront d’être déplacées jusqu’à la veille de l’ouverture.

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Une fois que le plus gros de la marchandise a été livré, il faut l’installer dans les étagères selon un plan précisément établi en matière de visuel. Comme on ne nous a pas encore livré les étiquettes et que les antivols sont au fond d’une caisse qu’on ne peut pas ouvrir tant que le bureau de la boutique n’est pas installé, il faudra tout retirer par deux fois afin d’étiqueter et marquer chaque produit. Quand il y a déjà 4 caisses, contenant une centaine de pochettes de cartes postales, ça en fait des codes-barres à imprimer !

La meilleure nouvelle vient quand, après avoir passé 3h30 à installer soigneusement les nouvelles friandises de Honeydukes pour une inspection, on nous annonce que la couleur de l’armoire ne correspond pas aux exigences de Warner Bros. Il va donc falloir la faire repeindre le lendemain et tout réinstaller avant une nouvelle inspection en fin d’après-midi : le temps que la peinture soit sèche, nous avons 1h à peine pour installer ce que nous avions mis en place en 3h30 la veille.

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Ci-dessus, l’armoire avant et après qu’elle ait été repeinte. Si la nuance de couleur n’est pas flagrante, la présentation des produits est clairement moins bâclée à gauche

Une organisation fragmentée complexe

Pourquoi l’armoire n’était-elle pas de la bonne couleur, me direz-vous ? Parce qu’elle n’est pas directement fournie par Warner Bros. En réalité, cette exposition est un montage collaboratif complexe que je simplifie très largement ci-dessous.
- GES est le producteur mondial de l’exposition, en partenariat avec Warner Bros. Ce sont eux qui créent l’expérience, décident de la disposition des lieux, avec l’accord de Warner Bros. Leur équipe spécialisée se charge de l’installation de l’exposition avec l’aide d’ouvriers locaux.
- L’équipe de production locale achète les droits d’exploitation temporaire à GES, fournit un espace pour l’exposition, met en place la communication locale. Ce sont eux qui gère les entrées.
- Une agence d’intérim recrute les guides et les employés du magasin. Ils se chargent des ressources humaines concernant les "petites-mains" de l’exposition, celles avec lesquelles le public sera en contact.
- FireBrand Live est en charge de la boutique. Ce sont eux qui gèrent tout l’aspect commercial autour de l’exposition : produits dérivés, mais aussi audioguides et photos.

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Tous les produits de la boutique qui lui sont exclusifs (pas les produits Noble Collection, par exemple) sont créés par l’équipe de FireBrand qui doit ensuite les faire approuver par Warner Bros. Cela inclut les boîtes de dragées surprises de Bertie Crochue qui n’existent, dans ce format, que dans cette boutique... et il en va de même pour les présentoirs, comme l’armoire de Honeydukes qui n’avait donc pas le bon vert lors de son arrivée à Bruxelles, où elle était installée pour la première fois.

Cette fragmentation a également ses avantages : FireBrand utilisant sa propre chaîne de production, le chocolat utilisé pour ses friandises était Fair Trade avant celui de Warner Bros. ! Il ne leur a donc pas fallu changer la fabrication suite à la campagne Not in Harry’s Name.

On y passera Noël

Nous voilà à la veille de l’ouverture de l’exposition, la majeure partie des parois sont misent en place ; on ne voit plus d’un bout à l’autre de l’entrepôt ; les lumières sont tamisées la plupart du temps pour les tests d’éclairage... Tout a été méticuleusement mis en place - on imagine pas les précautions prisent pour sortir Buck de sa caisse...
Il est maintenant temps de retirer certains éléments ! En effet, tout a été installé... y compris les décorations de Noël !

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Pour ceux qui travaillaient sur place, il était déjà acquis que l’exposition resterait au-delà de la période de Noël ; nous étions simplement tenus au secret, autant que possible. Au centre de l’exposition, dans une zone technique qui nous servait à entreposer une partie du stock de la boutique, un sapin de Noël tout prêt et décoré attendait de retrouver sa place dans la Grande Salle depuis la mi-juin.

Une remise en place permanente

Jour d’ouverture ! Les fans déferlent au rythme de 200 par demi-heure pendant 10h. La boutique se vide à un rythme effréné et il faut courir dans tous les sens pour remplir les rayons : difficile vu la foule.

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Très vite, on est confronté à quelques difficultés au niveau de l’organisation : les nouvelles recrues, arrivées la veille, ne savent pas encore exactement où tout se situe dans le stock (fragmenté entre trois zones, dont certaines inaccessibles durant les heures de visite) ; le rythme de pliage des t-shirts n’est pas encore vraiment installé ; on n’identifie pas toujours les articles qui manquent réellement... mais les visiteurs n’aident pas par leur manque de respect. [1]

À chaque rayon de t-shirts, une série de pile de t-shirts pliés, classés par taille, est disposée sous une série de t-shirts identiques pendus à des porte-manteaux : ceux-ci sont dépliés, il y en a un par taille, et ils sont là pour permettre à chacun d’essayer ou de vérifier s’il lui irait.

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Sauf que, plutôt que d’essayer le t-shirt au porte-manteau puis de le remettre afin de se saisir d’un des t-shirts pliés, les fans emportent le t-shirt sur portemanteau. Par conséquent, les fans suivants, ne trouvant pas leur taille, déplient tous les t-shirts à portée et, souvent, ne les replient pas ; encore plus rarement les replacent sur la pile appropriée.
La conséquence directe, c’est qu’il devient impossible pour l’équipe de savoir quelle taille manque en un simple coup d’œil ; il faut donc reprendre toutes les piles, refaire le tri, replier...

Autre exemple de tri permanent : les bics NobleCollection. Quatre maisons, quatre tas ; chaque tas est placé sur une écharpe car toutes les boîtes sont identiques et ne peuvent être différenciées qu’en lisant les petites lettres au-dessus du code barre. On les place donc sur une écharpe pour permettre d’identifier les bics, avec un présentoir à côté pour les exposer. Mais les visiteurs préfèrent ouvrir les boîtes (vides) et les reposer sur n’importe quel tas : la boîte est vide, comment saurait-il que le tas à la moindre importance ? Il faut donc tout remettre en place dès que possible.

Au rythme effréné qu’il faut suivre, les rayons se vident inéluctablement ; ce qui n’est pas vide est introuvable car pas à sa place ; les visiteurs demandent tel ou tel produit... pas le temps de respirer.

Les fans trouvent ça trop cher

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C’est votre faute en même temps, pourquoi les boîtes sont vides ? Effectivement, ce serait beaucoup plus facile si les bics étaient dans les boîtes. Il serait facile de les identifier, peu importe la pile sur laquelle ils se trouvent. On est bien d’accord !

Sauf qu’il a fallu les sortir des boîtes pour que les visiteurs cessent de les voler... disons plutôt que les boîtes ont été vidées pour nous. Tout est trop cher dans la boutique, alors pour ramener un petit souvenir... l’antivol étant collé à la boîte ; la boîte n’étant pas scellée ; la foule rendant le contrôle visuel presque impossible, il suffit de sortir le bic pour l’emporter et certains ne s’en privent pas.

Le même système est appliqué aux baguettes : les boîtes sont vides et sont échangées contre une boîte pleine à la caisse.

C’est vrai que la boutique n’est pas donnée : lors des premiers jours, le chiffre d’affaire quotidien est loin de se compter sur les doigts d’une main. Après quelques semaines, le prix de certains articles populaires est également augmenté mais ça, personne ne le sait. Mais de là à se servir ; ça reste du vol... et ce n’est pas Warner Bros. qui en souffre, ce sont les autres fans et les employés qui sont pour la plupart des jeunes étudiants.

Ressenti personnel

C’est assez libérateur de raconter tout ça mais, en toute honnêteté, j’ai le sentiment que l’ensemble paraît plus négatif qu’autre chose. Je voudrais donc terminer sur une note plus positive. En plus j’ai vaguement promis de dire un truc gentil au sujet de nos deux "boss", Aminata et Megan, et je m’en voudrais de ne pas le faire.

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Atelier : pliage de t-shirts.

Les quelques semaines passées à travailler sur place ont été difficiles : le rythme de travail était intense et je suis parti alors qu’on commençait lentement à trouver un rythme de croisière [2]. Mais, même si le boulot n’est pas l’immersion rêvée dans le monde d’Harry Potter que certains fans pourraient imaginer, je ne regrette en rien cette expérience, notamment grâce aux personnes que j’ai pu côtoyer pendant quelques semaines.

Notons aussi que je suis bien heureux d’avoir été assigné à la boutique et non pas au rôle de guide dans l’exposition : ces derniers n’ont que très peu d’opportunités de discuter entre eux ou de varier leurs tâches. À la boutique, certains postes sont tenus à deux, permettant de discuter pendant les moments creux et les assignations sont variées : photo, caisse, présentation des baguettes, remplissage des rayons, pliage des t-shirts, remise des photos, photoshop [3]. Au moins, chacun peut y trouver son compte et sortir de sa routine s’il le faut.

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Et, pour les quelques fans qui ont été outrageusement inadéquats, il y a toujours un sourire ou l’autre ; le plaisir d’expliquer à un enfant à qui on achète une baguette que “la boîte va se remplir par magie à la caisse” ou que les photos “prendront un peu de temps avant d’être disponibles car il faut les tremper dans une série de potions pour qu’elles ne bougent pas”.


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L’exposition est maintenant en route pour Utrecht, où elle ouvrira le 11 février !
Si vous vous y rendez, songez à tout ça : aux personnes qui travaillent là et qui ne sont embauchées qu’à la semaine, n’ont pas décidé des prix, ne savent pas plus que vous ce qui cloche avec l’impression de votre photo et qui ont 5 minutes pour le découvrir sur base d’instructions obscures données en 4ème vitesse 3 jours plus tôt par un technicien de Singapour... et, peut-être, passeront-ils un bon moment, eux aussi, en votre compagnie.

En espérant que cette plongée dans les coulisses de l’expo vous aura permis d’en apprendre plus sur ce qui n’est pas exposé.

PS :

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[1Soyons clairs, avant d’aller dans le détail, je ne suggère pas que ces comportements sont inhérents au fandom : au contraire, on les rencontre dans de nombreux magasins. Ce que je déplore, c’est justement qu’on les rencontre aussi dans le fandom. Parce que cette attitude, parfois inconsciente, parfois revendiquée dans l’idée de “parasiter Warner Bros.”, n’a de conséquences négatives que sur les employés qui n’ont rien à voir avec la grosse corporation et sur les autres visiteurs.

[2J’ai cru comprendre que la fréquentation s’est logiquement amoindrie au fil du temps

[3Car chaque photo est retouchée à la main pour garantir une incrustation optimale ; quand il y a 200 photos à la demi-heure, ça devient vite du travail à la chaîne


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